Evenement organiseren, melding of vergunning

• Organiseerde u eerder een A-evenement en wilt u hiervoor opnieuw een vergunning aanvragen? Dan kunt u gebruik maken van de versimpelde procedure. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden. Ga hiervoor naar ‘Terugkerend A-evenement organiseren’.
• Organiseert u een 0-activiteit? Doe een melding voor een vergunningsvrije activiteit.
• Organiseert u voor het eerst een A-evenement? Vraag dan een evenementenvergunning aan. Doe de aanvraag minimaal 8 weken voor het evenement.
• Organiseert u een B- of C-evenement? Doe de aanvraag minimaal 12 weken voor het evenement.

Organiseert u een B- of C-evenement? Stem de datum van het evenement ruim van tevoren af met onze evenementencoördinator Raoul Verhagen, telefoon (010) 506 11 11.

Voor 0-activiteiten maakt u online een melding. Doe dit minimaal 5 werkdagen voor de activiteit. Een activiteit/evenement is vergunningsvrij als:

• Het gaat om een activiteit op eigen terrein, of straatfeest/buurtbarbecue of soortgelijke activiteit op 1 dag.
• Er zijn maximaal 250 aanwezigen.
• De activiteit is op maandag tot en met zaterdag tussen 08.00 en 23.00 uur of op zondag tussen 13.00 en 23.00 uur.
• Er is alleen muziek te horen tussen 08.00 en 23.00 uur.
• Het equivalente geluidsniveau gedurende 1 minuut ((LAeq, 1 min) veroorzaakt door muziek- of stemgeluid afkomstig van het niet bebouwde deel, tussen 08:00 en 23:00 uur op een afstand van 10 meter van de geluidsbron niet meer bedraagt dan 80 dB(A) en 86 dB(C), hierbij hoeft geen rekening gehouden te worden met de toeslag van 10 dB muziekgeluid.
• Het evenement geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten.
• Er is een organisator.
• De organisator uiterlijk vijf werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

Schenkt u alcoholische drank zoals bier of wijn en is er harde muziek? Daar zijn regels voor. Zorg ook voor toiletten op het evenement. En denk na over waar u materiaal neerzet, zoals een podium. En er zijn regels voor het verkeer. Kan iedereen er makkelijk komen? Of heeft u verkeersregelaars nodig? En kunnen de hulpdiensten gemakkelijk doorrijden?

• A-evenementen hebben een laag risico en een beperkte impact op de omgeving en het verkeer. Doe de aanvraag minimaal 8 weken voor het evenement.
• B-evenementen hebben een gemiddeld risico en een verhoogde impact op de omgeving of gevolgen voor het verkeer. Doe de aanvraag minimaal 12 weken voor het evenement.
• C-evenementen hebben een hoog risico en een grote impact op de omgeving/regio of het verkeer. Doe de aanvraag minimaal 12 weken voor het evenement.
• Dien uw aanvraag compleet in en houd rekening met de indienings- en behandeltermijnen.

Heeft u vragen, dan kunt u die stellen aan de medewerkers van team APV en Bijzondere Wetten, telefoon (010) 506 11 11. U kunt ook mailen: apv@albrandswaard.nl. Of raadpleeg het Handboek evenementen.

Neem voor het organiseren van een groot evenement (B en C evenement) ruim van te voren contact op met onze evenementencoördinator Raoul Verhagen, telefoon (010) 506 11 11 om de datum van het evenement af te stemmen.

• Particulier: inloggegevens DigiD
• Organisatie: inloggegevens eHerkenning
• Informatie over:
  • Wat voor soort evenement is het.
  • Hoeveel mensen denkt u dat er komen.
  • Waar wilt u het organiseren.
  • Op welke dag en hoe laat wilt u het organiseren.
• Een tekening van de indeling van het evenement.
• Als de openbare weg afgezet moet worden, geeft u dit ook aan op een tekening.
• Is er kans op overlast:
  • Zijn hulpdiensten zoals politie en ambulance nodig.
  • Heeft het verkeer er last van.
  • Hoe zit het met de openbare orde, gezondheid en veiligheid.
  • Is er kans op schade aan het milieu of aan de bomen, planten of gebouwen in de buurt.

Meesturen

U levert een gedetailleerde situatietekening aan én indien van toepassing:

• • Veiligheidsplan
  • Kopie geldige legitimatiebewijzen van de leidinggevenden bij tapontheffing
  • Beveiligingsplan (op te stellen door beveiligingsbedrijf)
  • Verkeersplan (op te stellen indien er sprake is van parkeerdrukte of wegomleidingen)
  • Bij te plaatsen objecten: constructietekeningen en berekeningen (bouwboek).

Een gedetailleerde situatietekening van een evenemententerrein bestaat uit een tekening op schaal 1:200 of 1:500.

Geef op de tekening aan (indien van toepassing):

• waar de activiteiten zijn
• waar u muziek draait of speelt en waar de geluidsboxen staan
• waar de alcoholschenkpunten staan
• waar de plaatsen zijn waar eten wordt bereid met warmtebron
• waar de objecten staan en hoe groot ze zijn
• de plek waar de tent staat op het terrein
• de plaats én breedte van de uitgangen in de tent
• de plaatsen van de noodverlichting en blusmiddelen in de tent
• een kwaliteitsverklaring van het gebruikte tentmateriaal (NEN-normen tentdoek)
• waar de rijbaan wordt afgesloten
• waar men buiten de rijbaan rijdt
• waar parkeerplaatsen komen te vervallen
• waar de toiletten zijn
• waar de EHBO-post komt
• waar fietsenstallingen zijn
• andere belangrijke situaties

Draaiboek

In een draaiboek staan in tijdsvolgorde welke gebeurtenissen, afspraken en taken bij het evenement horen. U geeft aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats. U heeft een draaiboek nodig voor een goede organisatie van een evenement en het afbakenen van verantwoordelijkheden.

• 0-Activiteit, A, B- en C-evenement voor een ideëel doel: gratis
• B- en C-evenement met commercieel winstoogmerk: € 228,20
• Tapontheffing alcohol schenken: € 32,30

• We nemen de beslissing binnen 8 weken nadat wij uw aanvraag compleet hebben ontvangen. We mogen deze termijn 1 keer verlengen.
• Bent u het niet eens met de beslissing? U kunt bezwaar maken. Doe dit binnen 6 weken nadat u de beslissing heeft ontvangen.

• Wilt u reclame maken voor uw evenement? Raadpleeg dan de informatie bij ‘Reclameborden plaatsen‘.
• Als organisator van een evenement heeft u niet alleen een grote verantwoordelijkheid voor uw bezoekers en deelnemers, maar bent u voor een groot deel ook aansprakelijk. Het goed verzekeren van ieder evenement is dus een must! U maakt wellicht gebruik van vrijwilligers. De gemeente heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten. Vrijwilligers zijn automatisch verzekerd bij deze verzekering. Dit betekent dat zij verzekerd zijn als zij een ongeluk krijgen of schade veroorzaken.
• U moet ook zorgen voor basishulpverlening. Kijk voor de landelijke regels op de pagina brandveiligheid.
• Wilt u vuurwerk afsteken? Dit moet u melden. Kijk voor de regels ook op de website van de provincie).
• Het kan zijn dat u nog andere vergunningen, meldingen of ontheffingen moet aanvragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het organiseren van een bingo, loterij of kansspel, of alcohol schenken of een feest in een horecabedrijf of bij een vereniging.

Gaat het evenement niet door? Meld dit ook bij ons via (010) 506 11 11. Geef daarbij ook door waarom het evenement niet doorgaat.

Heeft u vragen, dan kunt u die stellen aan de medewerkers van team APV en Bijzondere Wetten, telefoon (010) 506 11 11. U kunt ook mailen: apv@albrandswaard.nl. Of raadpleeg het Handboek evenementen.